Elektroniczny obieg dokumentów

Moduł Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) udostępnia funkcjonalność umożliwiającą realizację elektronicznego obiegu dokumentów przy wykorzystaniu interfejsu użytkownika w postaci aplikacji WWW. System wykorzystuje efektywne mechanizmy odczytu, edycji, wyszukiwania oraz przekazywania dokumentów wewnątrz struktury organizacji.

W zakresie usług biznesowych, EOD wspiera pełen cykl życia dokumentu poczynając od jego tworzenia z użyciem standardowych szablonów, poprzez proces akceptacji i podpisu elektronicznego, aż po wysyłkę do klienta. System tworzy bezpieczne archiwum dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej (dowolne typy plików, np. TIFF, DOCX, PDF). Podczas procesów skanowania dokumenty mogą zostać przetworzone do postaci tekstowej dzięki integracji z systemem OCR.

Głównym zadaniem modułu elektronicznego obiegu dokumentów jest wsparcie procesów wymiany i przechowywania informacji, zarządzania zadaniami (sprawami) w organizacji, a także - poprzez włączony moduł Workflow - automatyzacja procesów przepływu pracy.

W zależności od potrzeb i wymagań organizacji, można uzyskać różną funkcjonalność dzięki instalacji takich modułów, jak:

Obsługa klienta internetowego

Głównym zadaniem modułu jest umożliwienie klientom kontaktu z organizacją w zakresie przekazywania dokumentów/wniosków drogą elektroniczną. Użytkownicy mogą składać różnego rodzaju dokumenty przy użyciu podpisu kwalifikowanego, jeśli w danej korespondencji taki jest wymagany. W zakresie konta klienta zewnętrznego dostępna jest SKRZYNKA dokumentów wysłanych/odebranych/roboczych, zaś same dokumenty można grupować w SPRAWY, co pozwala na łatwiejsze monitorowanie historii korespondencji dotyczące konkretnego zagadnienia. Dostęp do konta można udzielić innym użytkownikom (pełen lub ograniczony – dokumenty do podglądu) co powoduje, że ten moduł może być wykorzystywany jako skrzynka firmowa do formalnego kontaktu obustronnego pomiędzy organizacją a klientami.

Dokumenty wysłane do organizacji są przyjmowane w ramach standardowego procesu rejestracji korespondencji (metadane dokumentu są automatycznie uzupełniane z danych przesyłki). W ramach procesu wysyłki można podpisać dokument (np. wezwanie do korekty faktury) i przekazać klientowi (zamiast wysyłać kurierem lub faksem). Standardowy komponent tego modułu do weryfikacji podpisu elektronicznego pozwala wówczas odbiorcy na weryfikację podpisu, a to gwarantuje wiarygodność korespondencji. Dodatkową funkcjonalnością jest możliwość sprawdzenia statusu obsługi danego dokumentu np. oczekuje na przyjęcie, w trakcie rejestracji, przyjęty.

Kancelaria

rejestracja korespondencji przychodzącej na nośniku danych,
rejestracja korespondencji przychodzącej z ePUAP,
rejestracja korespondencji przychodzącej składanej poprzez formularze elektroniczne udostępnione na Portalu Usług Elektronicznych,
rejestracja korespondencji przychodzącej pocztą elektroniczną,
obsługa przesyłek wychodzących,
proces akceptacji dla pism wychodzących,
proces dekretacji dla pism przychodzących i wychodzących,
OCR dokumentów papierowych;
łatwy dostęp do dokumentów (kontrola wersji, uprawnienia do funkcji i obiektów);
wydajne mechanizmy wyszukiwania (po atrybutach i pełnotekstowe);
obsługa spraw i zadań;
prowadzenie metryk spraw i dokumentów;
obsługa podpisów kwalifikowanych, niekwalifikowanych oraz podpisywania profilem zaufanym;
prowadzenie folderów publicznych i prywatnych;
prowadzenie kalendarzy publicznych i prywatnych;
realizowanie zadań dla dowolnej ścieżki biznesowej w tzw. trybie ad hoc.

Workflow

realizacja procesów biznesowych w oparciu o silnik workflow;
dostarczenie procesów dedykowanych, takich jak np. proces obsługi mandatów, wniosków urlopowych (zapewniona integracja z systemem HR), obsługi delegacji, zaopatrzenia, obsługi płatności faktur, itp.;
dostarczenie procesów ogólnych;
śledzenie instancji procesu wraz z obsługą funkcji przekazania, wstrzymania, zakończenia.

Obsługa pełnej automatyzacji dedykowanych procesów biznesowych wymaga zamodelowania konkretnej ścieżki biznesowej i zaimplementowania jej w systemie.

Procesy są wizualizowane w postaci diagramów poprzez czytelny i wygodny interfejs graficzny.

Archiwizacja

prowadzenie składów chronologicznych;
prowadzenie archiwum cyfrowego dokumentów i spraw;
prowadzenie cyklu życia dokumentu od przyjęcia do wybrakowania.

Korzyści

Lepsza kontrola procesów poprzez standaryzację metod działania
Zwiększone bezpieczeństwo i lepsza ochrona danych
Możliwość bieżącej kontroli stanu i czasu obiegu dokumentu oraz efektywności poszczególnych użytkowników
Komfort pracy dzięki wygodzie użytkowania
Efektywne zarządzanie dokumentami
Możliwość łatwego definiowania ścieżek obiegu dokumentów
Skrócenie czasu poświęconego na wyszukiwanie dokumentów
Zmniejszenie ryzyka występowania błędów
Stały dostęp do archiwum dokumentów
Obniżenie kosztów dzięki oszczędności artykułów biurowych
Zmniejszenie ryzyka związanego z ewentualnym zagubieniem dokumentów w wersji papierowej